POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S.
1. Introducción
De conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., adopta la presente política, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S.
2. Marco Jurídico
La presente Política de Tratamiento de la información personal tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:
• Constitución Política, Artículo 15. «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.»
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales».
• Decreto reglamentario 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».
3. Tratamiento de los datos personales
1. Responsable y encargado del tratamiento
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. Tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos personales, razón por la cual, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
• Razón social: REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S.
• NIT: 900268202-7
• Domicilio principal: Carrera 54 No.2B-81
• Teléfono: 4329550
El área de Servicio al Cliente es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, recibe y canaliza todas las solicitudes e inquietudes a través del correo electrónico servicioalcliente@realtexhome.com.
3.2. Datos recolectados
Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:
• Tipo y número de documento de identificación (cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).
• Nombres y apellidos / razón social.
• Fecha de nacimiento y género.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
• Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
4. Ámbito de aplicación
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. cuyo titular sea una persona natural y jurídica.
5. Definiciones
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo cual contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Principios para el tratamiento de datos personales
Principio de legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos, deben estar bajo las disposiciones legales y reguladas por las mismas.
Principio de finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al titular.
Principio de libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso y tácito del titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.
Principio de veracidad: Señala la Ley 1581 de 2012 lo siguiente: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible”.
Principio de seguridad: Cada persona vinculada con REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos, por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Principio de transparencia: Se garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratados conforme a lo establecido por el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
7. Derecho de los titulares
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
Para hacer efectivos sus derechos, podrán:
• Enviar una solicitud al correo electrónico: servicioalcliente@realtexhome.com
• A través del servicio de Contáctenos en nuestra página realtexhome.com.
Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:
• Nombres y apellidos / Razón Social
• Tipo y número de documento de identificación (Cedula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
• Cargo / Ocupación
• Teléfonos fijos o celulares de contacto
• Ciudad
• Correo electrónico
• Colocar en el asunto: Base de Datos
8. Autorización y recolección de datos
Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. para el Tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior, manifestando de forma escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos.
El encargado del tratamiento de los datos tiene como deber informar al titular las políticas de uso, es decir, el fin con el cual será necesitada la información solicitada. Esto lo deberá realizar en el momento de la recolección de los datos.
NO se necesitará autorización en los siguientes casos:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
SIEMPRE SE DEBERÁ MANTENER PRUEBA DE LA FORMA EN COMO SE AUTORIZÓ EL MANEJO DE DATOS.
9. Finalidades en la captura y uso de datos personales
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinados, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
• Gestión contable, fiscal y administrativa.
• Históricos de relaciones comerciales.
• Gestión de clientes.
• Gestión de proveedores y contratistas.
• Gestión de cobros y pagos.
• Gestión de facturación.
• Históricos de relaciones.
• Comerciales.
En relación con lo anterior, REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., podrá ejecutar las siguientes acciones:
• Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
• Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
• Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
• Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
• Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
• Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
• Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
• Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país, siempre que estos proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
• Vinculación como contratista o proveedor.
• Control y prevención del fraude.
• Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
• Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
En virtud de lo anterior, al aceptar esta Política, los terceros en su calidad de titulares de los datos personales autorizan a REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, de datos personales, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.
Por su parte quienes suministren a REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el mismo, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.
10. Seguridad de los datos personales
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos, las cuales se materializan en controles tecnológicos de acceso y de salida, así como a distintas prescripciones normativas al personal participante en el tratamiento de datos y a la prohibición generalizada de su divulgación y/o destrucción. En el mismo sentido, se cuentan con mecanismos idóneos para limitar el acceso a los datos, de acuerdo, a la naturaleza de la información objeto de tratamiento.
11. Deberes de los responsables de la información
REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar soporte de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de la información.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
12. Atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos
12.1. Consultas
Una vez recibida la solicitud o petición, el solicitante recibirá una respuesta por parte de REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2. Quejas y Reclamos
Cuando para el ejercicio de los derechos del titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ant REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. a través de los canales previamente mencionados.
Se seguirá el siguiente procedimiento de atención:
• Presentación de la solicitud.
• Si el reclamo resulta incompleto, REAL TEX HOME TEXTILE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y/o complete la información.
• Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del envío del requerimiento del numeral anterior, el solicitante no presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. Vigencia
El presente manual rige a partir del 6 de agosto de 2018